آداب جلسات مجازی به تازگی وارد سبک زندگی افراد جوامع امروزی شده، به همین دلیل چندان با آن آشنا نیستند. به عنوان مثال تا پیش از شرکت در جلسات مجازی، هیچکس در خانه لباس رسمی نمی‌پوشید! برای تدریس یا شرکت در جلسات حضوری شما باید از خانه خارج شوید، بنابراین لباس مناسب می‌پوشید و با استایل کاری وارد محل برگزاری جلسه یا کلاس خواهید شد. اما در جلسات مجازی ممکن است چند دقیقه قبل از شروع، از خواب بیدار شده باشید! به همین دلیل آداب آن با میتینگ‌های حضوری تفاوت دارد.
برای رعایت آداب شرکت در جلسات مجازی نیازی نیست اصول کاری خود را تغییر دهید، فقط کافی است به نکاتی که در این مقاله توضیح میدهیم توجه داشته باشید تا وجهه مناسبی به مخاطبان نشان بدهید. این مطلب را به بررسی نکات مربوط به آداب جلسات مجازی اختصاص داده‌ایم. برای آگاهی از این آداب تا انتهای مقاله همراه ما بمانید.
چرا رعایت آداب جلسات مجازی مهم است؟
با توجه به آداب شرکت در جلسات مجازی به ایجاد محیطی مثبت کمک می‌کنید که در آن افراد بتوانند به‌صورت آنلاین با یکدیگر به‌شکل موثر همکاری کنند. زمانی که بدانید برای حضور در جلسات مجازی باید چه نکاتی را رعایت کنید، بهره بیشتری از کنفرانس‌های ویدئویی خود خواهید برد و روی سایر شرکت‌کنندگان در جلسه هم تاثیر می‌گذارید.
در کلاس‌ها حضوری، کسی از جزئیات استایل کاری اطلاع پیدا نمی‌کند. به عنوان مثال کسی نمی‌تواند دیوار اتاق‌های خواب یا اکسسوری‌هایی که برای تزیین میز کارتان استفاده کرده‌اید را با جزئیات ببیند. اما همه این موارد در دیدرس دوربین لپ تاپ یا موبایل شما قرار دارند و مخاطبان حتی می‌توانند نوشته‌های روی لیوانتان را هم بخوانند. پس رعایت آداب جلسات مجازی برای حفظ پرستیژ کاری اهمیت بسیاری دارد.
آداب جلسات مجازی برای میزبان
اگر قصد برگزاری وبینار را دارید، به‌عنوان میزبان باید به موارد زیر توجه کنید.
روی نرم‌افزار برگزاری جلسه مجازی تسلط داشته باشید
هنگام استفاده از خدمات یک سایت برگزاری وبینار باید ابزار آن‌ها را کاملا بشناسید. موقعیتی را تصور کنید که در آن از اعضای تیم خود خواسته‌اید در وبینار یا جلسه شرکت کنند، اما هنوز خودتان نمی‌دانید چطور باید با ابزار برگزاری آن کار کنید. شما باید تسلط خوبی روی ایجاد رویداد، دعوت مهمانان و به‌اشتراک‌گذاری فایل‌های رسانه‌ای داشته باشید. ما در رومیت آموزش کامل کار با دو پلتفرم ادوبی کانکت و بیگ بلو باتن را ارائه داده‌ایم. علاوه بر آن، پشتیبانی رومیت هم به صورت آنلاین و هم تلفنی پاسخگوی شماست تا حتی اگر در حین برگزاری جلسه هم با مشکلی مواجه شدید، بتوانید آن را در کوتاه‌ترین زمان ممکن حل کنید.
موضوع مورد بحث را کاملا آماده کنید
افراد در جایی به غیر از جشن تولد، دوست ندارند غافلگیر شوند. پس در جلسات مجازی، موضوع مشخصی برای بحث داشته باشید و آن را با شرکت‌کنندگان وبینار نیز در میان بگذارید. بهتر است این کار را قبل از شروع جلسه انجام بدهید و اگر کاربران به آمادگی نیاز دارند یا باید پیش زمینه خاصی را فراهم کنند، آن‌ها را در جریان بگذارید. با انجام این کار آن‌ها زمان کافی برای فکر کردن به اینکه چطور می‌توانند در بحث شرکت کنند و آن را به‌صورت موثر و معنادار، پیش ببرند، خواهند داشت.
وقت‌شناس و دقیق باشید
اگر شاگردان خود را به حضور در یک پلتفرم برگزاری کلاس آنلاین دعوت کرده‌اید یا می‌خواهید وبیناری می‌خواهید برگزار کنید، حتما وقت‌شناس باشید و آن را به‌موقع شروع کنید. اگر در شروع، سایرین را منتظر نگه دارید، تاثیر منفی روی آن‌ها خواهید گذاشت.
رو به دوربین صحبت کنید
حتما شنیده‌اید که زمان استفاده از نرم‌افزار کلاس آنلاین باید همیشه رو به دوربین صحبت کنید. در جلسات مجازی ممکن است نگاهتان به صفحه مانیتور و کاربران جلسه باشد، به خصوص وقتی به صورت مستقیم با یک نفر صحبت کنید، به صورت ناخودآگاه به تصویر او در صفحه نمایش نگاه خواهید کرد. دقت کنید که برای برقراری ارتباط چشمی با مخاطب باید به وب کم یا دوربین گوشی نگاه کنید و تنها در این صورت است که نگاهتان مستقیم خواهد بود. در حین جلسه به تصویر خودتان یا سایر کاربران حاضر در جلسه خیره نشوید.
خودتان را کامل معرفی کنید
از دیگر آداب جلسات مجازی این است که در جلسات رسمی مجازی ابتدا خود را کاملا دوستانه معرفی کنید. در نتیجه حتی اگر فردی دیر به جلسه برسد، چیزی را از دست نمی‌دهد و فضای یک جلسه مثبت، همکاری‌کننده و تعاملی را شکل خواهید داد. البته این برای جلساتی است که افراد جدید در آن حضور دارند. اگر کاربران شما را می‌شناسند، نیازی به معرفی خودتان نیست. به جای آن می‌توانید در چند دقیقه ابتدایی بگویید که قرار است درباره چه موضوعی صحبت کنید و زمان جلسه را به چه بحث‌هایی اختصاص می‌دهید.
لباس مناسب بپوشید
برای رعایت آداب جلسات مجازی باید لباس مناسب بپوشید. البته لباستان الزاما نباید رسمی باشد، اگر پوشش روزمره‌تان برای شرکت در یک جلسه مجازی مناسب است، همان کفایت می‌کند. افراد دوست دارند خود واقعی شما را ببینند.
نکته مهمی که باید به آن توجه داشته باشید این است که لباس باید کامل باشد. بعضی از افراد با تصور اینکه فقط نیمه بالایی بدنشان در مقابل وب‌کم یا دوربین گوشی قرار دارد، فقط برای بالاتنه لباس مناسب می‌پوشند. اما ممکن است بدون اینکه حواستان به این مسئله باشد، از روی صندلی بلند شوید تا کاری انجام بدهید. در این صورت تمام بخش‌های لباستان در وب کم مشخص می‌شود.
عوامل مزاحم را به حداقل برسانید
پلتفرم برگزاری وبینار یا جلسه مجازی شما باید محیطی امن و آرام برای شما و مخاطبانتان باشد؛ پس یکی دیگر از آداب جلسات مجازی، سایلنت یا خاموش کردن گوشی همراه و حذف عوامل مزاحم دیگر است تا حواس مخاطبان خود را پرت نکنید. اگر در فضای برگزاری جلسه تنها نیستید، حتما به دیگران اطلاع بدهید که وبینار برگزار می‌کنید و از آن‌ها بخواهید برای مدتی سر و صدا نکنند. در صورت امکان، درب اتاق را ببندید تا کسی مزاحمتان نشود.
جلسه را ذخیره کنید و به‌اشتراک بگذارید
اگر جلسه یا وبینار خود را ذخیره کنید، دیگر نیازی نیست کسی دائما در حال نوشتن و یادداشت‌برداری باشد. پس از جلسه، نسخه ضبط شده آن را برای شرکت‌کنندگان ایمیل کنید. با پلتفرم رومیت، کلاس‌ها و جلسات ضبط شده در پنل کاربران قرار می‌گیرد. شما تعیین می‌کنید که امکان دانلود ویدیو وجود داشته باشد یا خیر، در نتیجه می‌توانید حریم خصوصی و قوانین کپی رایتتان را حفظ کنید.
آداب جلسات مجازی برای شرکت‌کنندگان
به‌عنوان مخاطب یک وبینار یا کسی که در یک جلسه مجازی شرکت می‌کند، باید به نکاتی که در ادامه توضیح میدهیم توجه داشته باشید. آداب جلسات مجازی هم برای میزبان اهمیت دارد و هم برای مهمان.
اهمیت خاموش کردن میکروفن در آداب جلسات مجازی
اگر میکروفن شما در تمام طول جلسه روشن باشد، بخشی از حجم اینترنت را به خود اختصاص می‌دهد و سرعت جلسه را کم می‌کند؛ به خصوص با اینترنت داخل کشور که سرعت بالایی ندارد. از طرفی، صداهای پس‌زمینه شما روی دستگاه سایر افراد شنیده می‌شود. پس میکروفون خود را به‌صورت پیش‌فرض روی حالت خاموش قرار دهید و زمانی آن را فعال کنید که مدیر جلسه از شما می‌خواهد، حرف بزنید.
ساکن و آرام نشستن و توجه به کسی که صحبت می‌کند
صدا تنها عاملی نیست که حواس سایرین را پرت می‌کند، اگر مدام روی صندلی حرکت کنید یا از مقابل دوربین بروید و برگردید هم حواس سایر مخاطبان پرت خواهد شد. قبل از شروع جلسه لیوانتان را در دسترس خود قرار دهید و حواستان باشد دستگاه روی سطحی محکم و صاف باشد تا نوشیدنی روی آن نریزد. اگر دستگاه را در دست نگه دارید یا روی پاهایتان بگذارید، مدام تکان می‌خورد و خودتان را هم اذیت می‌کند. حتی اگر وب کم روشن نیست، باز هم سعی کنید در یک فضای آرام بنشینید. در این حالت دیگران شما را نمی‌بینند، اما خودتان بخاطر رفت و برگشت‌های مداوم، حواستان پرت می‌شود.
واکنش نشان دادن به صحبت‌های دیگران با زبان بدن
زبان بدن شما کاملا نشان می‌دهد حستان نسبت به شرکت در آن جلسه یا رویداد چیست. تکان دادن آهسته سر یا خندیدن مشخص می‌کند حواستان به گفته‌های سایرین است و با فرستادن ایموجی می‌توانید نشان دهید با چیزی موافق یا مخالف هستید. البته واکنش‌هایتان نباید شدید و بیش از اندازه باشد.
آداب جلسات مجازی در انتخاب پس زمینه مناسب
شما نیز مانند مدرس باید در فضایی آرام بنشینید و به دیگران اطلاع بدهید که در یک جلسه آنلاین هستید. در مقاله «بهترین پس زمینه برای جلسه آنلاین» آنچه نیاز است درباره انتخاب بک گراند بدانید را توضیح داده‌ایم.
کاهش تایپ تا حد امکان
آداب جلسات مجازی مربوط به استفاده از صفحه کلید نیز می‌شوند. سایرین متوجه خواهند شد آیا مشغول تایپ کردن هستید یا توجه به آن‌ها. تایپ کردن بیش از اندازه هم حواس دیگران را به صفحه چت پرت می‌کند و هم تمرکز حواس خودتان را از بین می‌برد.
نخوردن و ننوشیدن
خوردن مواد غذایی در هر جلسه‌ای جز جلسات ناهار در شرکت، کار درستی نیست؛ جلسات مجازی نیز از این قضیه مستثنی نیستند. توجه کنید فاصله شما با دوربین دستگاه‌تان زیاد نیست و سایرین همه چیز را با کیفیت بالا می‌بینند، اگر میکروفنتان باز باشد، دیگران حتی صدای جویدن شما را هم می‌شنوند. آداب جلسات مجازی می‌گوید در طول جلسه فقط مایعات بنوشید، آن هم تنها در موارد ضرور و زمانی که گلویتان خشک شده است.
سخن نهایی
برخی افراد تصور می‌کنند دنیای مجازی از نظر رعایت آداب و رسوم با دنیای واقعی فرق دارد. همیشه این‌طور نیست، به‌ویژه زمانی که می‌خواهید در یک کلاس آنلاین، جلسه مجازی یا وبینار شرکت کنید. در مطلبی که خواندید آداب جلسات مجازی را توضیح دادیم تا به‌عنوان میزبان یا شرکت‌کننده بدانید چه چیزهایی را باید رعایت کنید.
ما در وبلاگ رومیت آنچه باید درباره برگزاری جلسات و کلاس‌های آنلاین بدانید را آموزش میدهیم. رومیت پلتفرم برگزاری کلاس‌ها و جلسات آنلاین است که خدمات نرم افزارهای ادوبی کانکت و بیگ بلو باتن را به کاربران ارائه می‌دهد. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره اجاره سرویس‌های رومیت، به صفحه اصلی سایت مراجعه کنید یا با پشتیبانی تماس بگیرید.