برگزاری جلسات آنلاین مثل حرفه‌ای‌ها، هر آنچه باید بدانید

برگزاری جلسات آنلاین تیمی با اعضای گروه یا کارمندان، برای هماهنگی بین اعضا بسیار مهم است. اگر به‌عنوان مدیر تیم یا رهبر یک کسب‌وکار می‌خواهید از اعضای تیم خود بخواهید در جلسه شرکت کنند، باید از آن‌ها بپرسید که به‌نظرشان آیا برگزاری جلسه آنلاین الزامی است؟ برای همه نفع دارد یا نه؟ و آن‌ها با چه تاریخ و زمانی موافق هستند؟

آماری که در سال 2019 در مورد برگزاری جلسات آنلاین منتشر شد، نشان می‌دهد 14 درصد از کارمندان دورکار، هفته‌ای تا 10 بار در این جلسات شرکت می‌کنند؛ درحالی‌‌که این آمار برای کارمندان حضوری تنها 3 درصد است.

جلسات آنلاین با آن‌که بخشی از روز کاری هر فرد را به خود اختصاص می‌دهند، اما مهم هستند، چون برگزاری آن‌ها فضایی عالی را برای همکاری، آگاهی یافتن از سایر دپارتمان‌ها و ارائه اطلاعات لازم به مدیران تیم در مورد فروش، بازاریابی، مهندسی و رشد شرکت فراهم می‌کند. همچنین جلسات آنلاین راهی عالی برای ایجاد روابط و هماهنگی بین اعضای تیم هستند.

اما چطور می‌توانید برای برگزاری جلسات آنلاین مانند یک حرفه‌ای عمل کنید؟ تا انتها همراه ما باشید تا جواب این پرسش را بدهیم.

نکات مربوط به قبل از برگزاری جلسات آنلاین

اگر می‌خواهید برای برگزاری جلسه آنلاین خود با مشکل خاصی روبرو نشوید، نکات زیر را به‌کار بگیرید.

1) یک نرم افزار برگزاری وبینار مناسب انتخاب کنید

انواع نرم افزار کلاس آنلاین و برگزاری وبینار وجود دارند که برخی رایگان هستند و برخی هزینه دارند. برای برگزاری جلسات آنلاین خود به‌راحتی می‌توانید از نرم‌افزارهایی مانند رومیت یا زوم استفاده کنید و افراد مختلف از راه دور در جلسه شما شرکت کنند. قبل از انتخاب پلتفرم برگزاری وبینار در مورد امکانات مورد نظرتان تحقیق کنید و ببینید خودتان و اعضای تیم‌تان به چه چیزهایی نیاز دارید.

رومیت به‌عنوان یک سایت برگزاری وبینار، تمام امکانات لازم و مورد نیاز شما را در اختیارتان قرار می‌دهد. از ویژگی‌های ممتاز این پلتفرم باید به امکان استفاده راحت، ضمانت بازگشت وجه، پشتیبانی حرفه‌ای و نداشتن قطعی اشاره کنیم که با تکیه بر آنها، می‌توانید جلسه خود را با بهترین کیفیت ممکن پیش ببرید.

2) افراد را به جلسه خود دعوت کنید

زمانی که از مسائل فنی برگزاری جلسه آنلاین خود مطمئن شدید، باید برای برگزاری جلسه برنامه‌ریزی کنید. جلسات، همیشه باید کمتر از یک ساعت باشند و اگر شما مسئول برگزاری جلسات آنلاین شرکتتان هستید، باید سعی کنید جلسه بیش از این طول نکشد.

بعضی از شرکت‌هایی که تعداد جلسات زیادی برگزاری می‌کنند، سیاست «جلسات در آخر هفته ممنوع» را دارند و نیز جلسات آن‌ها فقط هفته‌ای یک روز است.

برای وقت سایرین ارزش قائل باشید و سعی کنید در مورد برنامه‌ریزی، کاملا منعطف باشید و زمانی را انتخاب کنید که هیچ‌کدام از افراد تیم مشکلی با آن نداشته باشند. همچنین موقعیت مکانی و زمانی اعضای تیم را در نظر بگیرید. این موضوع به‌ویژه برای شرکت‌های بین‌المللی اهمیت دارد که کارمندان دورکار آن‌ها ممکن است در مناطقی با ناحیه زمانی متفاوت زندگی کنند.

3) موضوع جلسه را بنویسید و به اطلاع سایرین برسانید

یک قانون برگزاری جلسات آنلاین که فرقی با جلسات حضوری ندارد، مشخص کردن موضوع جلسه و اطلاع‌رسانی آن به سایرین است. در کنار آن باید مشخص کنید صحبت در مورد هر موضوع چقدر زمان خواهد برد.

همچنین باید مشخص کنید که آیا فقط یک نفر در مورد یک موضوع خاص صحبت می‌کند یا چند نفر؟ و آیا وقت کافی برای همه برای بحث و پرسش سوال‌های احتمالی وجود دارد؟ مشخص بودن این موارد به شرکت‌کنندگان در جلسه کمک می‌کند از قبل آمادگی داشته باشند و احساس راحتی کنند.

4) فردی را مسئول مدیریت چالش‌های جلسه کنید

با آن‌که شما مسئول برگزاری جلسات آنلاین شرکتتان هستید اما باید فردی نیز مسئولیت مدیریت چالش‌های جلسه را به‌عهده بگیرد تا جلسه بدون مشکل پیش برود و همه فرصت صحبت داشته باشند؛ چون یکی از بزرگ‌ترین مشکلات جلسات آنلاین و حضوری، قطع صحبت افراد یا همزمان حرف زدن آن‌ها است.

این فرد باید گفتگوها را مدیریت کند و مطمئن شود همه چیز درست پیش می‌رود. همچنین حواسش به شرکت‌کنندگان در جلسه هست که بینشان دلخوری پیش نیاید.

نکاتی که در حین برگزاری جلسه آنلاین باید رعایت کنید

اگر می‌خواهید در برگزاری جلسات آنلاین، حرفه‌ای شوید، نکات زیر را حین انجام آن رعایت کنید.

1) وقت کافی بدهید تا همه با یکدیگر احوال‌پرسی کنند

در شروع جلسه، به شرکت‌کنندگان مقداری وقت بدهید تا با یکدیگر احوال‌پرسی کنند. برای برخی از کارمندان دورکار، ارتباط برقرار کردن با همکارانی که در نقاط مختلف دنیا هستند، چالش‌برانگیز است. به همه وقت دهید که خود را به یکدیگر معرفی کنند تا روابط بهتر و مستحکم‌تری با همکاران‌شان شکل دهند.

2) آداب برگزاری جلسات آنلاین را رعایت کنید

برای این‌که جلسات از راه دور شما بدون مشکل پیش برود، باید آداب مشخصی را رعایت کنید. اولین آن‌ها این است که سر موقع در جلسه حضور پیدا کنید. همچنین از انجام کارهایی که حواس سایرین و خودتان را پرت کنند، مانند پاسخ به ایمیل در حین جلسه، خودداری کنید.

انجام همزمان چندین کار، توجه‌تان را از جلسه دور خواهد کرد و تایپ کردن شما حواس سایرین را نیز پرت می‌کند. آداب برگزاری جلسات آنلاین برای این هستند که مطمئن باشید جلسه در مسیر خود به‌درستی پیش می‌رود و در زمان مشخص‌شده به تمامی موضوعات رسیدگی خواهد شد.

نکات مربوط به بعد از اتمام جلسه آنلاین

در پایان برگزاری جلسات نیز باید نکاتی را رعایت کرد؛ از جمله:

1) خلاصه‌ای از جلسه آماده کنید

زمانی که جلسه شما تمام شد، گزارشی آماده کنید که به‌طور خلاصه مشخص کند در مورد چه چیزهایی بحث شد و قرار است چه کارهایی را انجام دهید. این گزارش را برای تمام شرکت‌کنندگان در جلسه بفرستید تا بدانند در مراحل بعد باید چه‌کاری انجام دهند و هر فردی چه مسئولیتی دارد.

2) نسخه‌ ضبط شده جلسه را برای سایرین بفرستید

اگر فردی به علت مشکلات شخصی یا نامناسب بودن زمان برگزاری جلسه آنلاین، نتوانسته در آن شرکت کند، نسخه‌ ضبط شده جلسه را برای او بفرستید. انجام این کار کمک خواهد کرد این افراد بدانند چه موضوعاتی را از دست داده‌اند و نتیجه جلسه چه چیزهایی بوده است.

سخن نهایی

اگر برای برگزاری جلسات آنلاین خود دنبال سایتی با نرم افزار برگزاری وبینار یا جلسه آنلاین می‌گردید، رومیت بهترین انتخاب در بین رقبا است. این پلتفرم برگزاری کلاس آنلاین یا جلسات آنلاین با امکاناتی مانند امکان اشتراک‌گذاری صفحه نمایش، نظرسنجی و سوال چندگزینه‌ای، محیط چت فارسی کاربرپسند و تخته وایت‌برد مجازی، توانسته است نظر مدرسان و مسئولان برگزاری جلسات آنلاین را به خود جلب کند. همچنین دو ویژگی درخواست مشاوره رایگان و ارائه اکانت رایگان، رومیت را از رقبا متمایز کرده است.